2. Preis in der Kategorie Großunternehmen: Heidelberger Druckmaschinen AG – Heidelberger Versorgungsplan PLUS 2015

Die betriebliche Versorgung flexibilisieren und digitalisieren

Fotoquelle: Deutscher bAV-Preis

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Das Niedrigzinsumfeld machte es 2015 für die Heidelberger Druckmaschinen AG erforderlich, einen neuen Versorgungsplan in Kooperation mit einem internationalen Dienstleister auszuarbeiten. Die neue Struktur der Zusagen bedurfte zudem eines neuen, transparenten und flexiblen Verwaltungstools. Dieses soll der digitalen Transformation gerecht werden, die das Maschinenbauunternehmen derzeit durchläuft und die auch zum Ziel hat, Prozesse einfacher und effizienter zu gestalten.

Heidelberger Druckmaschinen ist einer der wichtigsten Anbieter für die globale Druckindustrie. Derzeit treibt das Unternehmen die Digitalisierung der Branche voran. Dazu gehören integrierte Produktionsprozesse und ein einfacher Zugang zu allen benötigten Materialien. Der Maschinenbauer beschäftigt etwa 11.500 Mitarbeiter weltweit, davon circa zwei Drittel in Deutschland.

2015 setzte Heidelberger Druckmaschinen für die Beschäftigten einen beitragsorientierten bAV-Plan an die Stelle des früheren entgehaltsbezogenen Versorgungsplans auf der Basis einer Direktzusage. Bereits 2006 hat das Unternehmen aufgrund der Niedrigzinsphase, der hohen Rückstellungen für die Pensionen und der eigenen Neuausrichtung das alte Versorgungswerk für neue Beschäftigte geschlossen. Wirtschaftliches Hauptmotiv des Maschinenbauunternehmens für die Umstellung der bAV war die Notwendigkeit, ein finanziell tragfähiges Modell zu entwickeln, ohne dass das Unternehmen die bAV hätte aufgeben müssen. Dies ist durch ein zukunftsfähiges Modell gelungen, das durch seine Ausgestaltung zu geringeren Pensionsrückstellungen als bisher führt, das zum anderen als Arbeitgeberleistung besser wahrgenommen wird und die Eigenvorsorge der Mitarbeiter mehr fordert und fördert.

Seit 2006 hat der Arbeitgeber Neueintritte zunächst über eine Direktversicherung versorgt, ehe er 2015 die standardmäßige Altersversorgungsleistung der Belegschaft von einer lebenslangen Altersrente auf einen zwölfjährigen Ratenzahlungsplan umgestellt hat. Seitdem kann der Maschinenbauer auch das Volumen der Pensionsrückstellungen im eigenen Sinne positiv beeinflussen, indem sich das Finanzierungsproblem mit hohen Rückstellungen entschärfen und die Bilanz günstiger gestalten lässt.

Die Entgeltumwandlung der Mitarbeiter wird durch ein Matching des Unternehmens aufgestockt

Mit dem neuen, beitragsorientierten Plan „Heidelberger Versorgungsplan PLUS 2015“ – kurz HVP 2015 – ermöglicht der Druckmaschinenhersteller den Beschäftigten, eigene Beiträge für die Altersvorsorge einzubringen und sie durch ein Matching des Unternehmens, den „Basis-Plus-Beitrag“, aufzustocken. HVP 2015 sieht auch Initial-gutschriften und Garantierenten vor. Damit wird ein Übergang von den alten Zusagen auf den neuen Versorgungsplan im Rahmen der vereinbarten Überleitungs-regelungen sichergestellt.

Konkret ist HVP 2015 zum 1. Januar 2015 an den Start gegangen. Er gilt für die allgemeine Belegschaft, während die Versorgung für leitende Angestellte bereits 2006 auf ein beitragsorientiertes Modell umgestellt wurde. In den HVP 2015 wurden die bestehenden Anwartschaften der rund 7.000 Mitarbeiter übernommen und auf ein ebenfalls beitragsorientiertes Modell überführt. Die Entwicklung des Plans brauchte drei Monate, seine Implementierung dauerte ein ganzes Jahr. Der neue, beitragsorientierte Plan umfasst jeweils ein Basisversorgungskonto für die Arbeitgeberbeiträge und ein Aufbauversorgungskonto für die Arbeitnehmerbeiträge aus der Entgeltumwandlung und den AVWL-Leistungen. Der Arbeitgeber matcht die Beiträge der Beschäftigten von maximal 1.000 Euro mit einem Zusatzbeitrag in Höhe von 25 Prozent.

Die neuen bAV-Zusagen stellten Heidelberger Druckmaschinen zu Beginn vor administrative Herausforderungen. So musste das Unternehmen neben der Administration von Besitzständen und Übergangsregelungen auch sicherstellen, dass die bisherigen Anwartschaften der Belegschaft in Form eines Initialbausteins korrekt erfasst wurden. Auch galt es, die Entwicklung der Kontenstände über die ganze Anwartschaftsphase mit verschiedenen Verzinsungsmodellen abzubilden. Bei Austritten aus dem Unternehmen sind die Raten sowie monatliche Rentenzahlungen zu berechnen.

Bei Eintritt des Versorgungsfalles wie einem – ggf. vorgezogenen – Ruhestand, einer Erwerbsminderung oder dem Todesfall sind die Leistungen analog zu versicherungswirtschaftlichen Grundsätzen zu berechnen. Dabei sind für die einzelnen Beschäftigten verschiedene Auszahlungsvarianten zu ermitteln, also Einmalkapital, ein Ratenmodell mit zwölf oder 14 Raten oder eine monatliche Rente.

Ein Onlinebestandsverwaltungssystem und eine Service-Hotline bieten den Beschäftigten Informationen

Um den Administrationsaufwand und vor allem das Datenmanagement effizient und effektiv zu gestalten, hat Heidelberger Druckmaschinen zusammen mit einem Berater ein Bestandsverwaltungssystem implementiert. Alle aktiven Mitarbeiter erhalten einmal pro Jahr eine Mitteilung zum Stand ihrer Anwartschaften. Bei Fragen können sich die Beschäftigten per Telefon, Mail oder Briefpost an eine Service-Hotline wenden.

Sie können sich auch selbst mittels des HVP-Portals über die Anwartschaften informieren und Leistungsprognosen errechnen lassen. So konnte durch eine kombinierte intranet- und internetbasierte Portallösung erstmalig eine Onlineplattform für alle Mitarbeiter im Unternehmen implementiert werden. Die Betonung liegt dabei auf alle Mitarbeiter, da knapp die Hälfte der Beschäftigten in der Produktion im Unternehmen noch nicht über einen eigenen PC-Zugang verfügen.

Die Verantwortlichen bei Heidelberger Druckmaschinen haben für HVP 2015 nach eigener Aussage viel positive Resonanz in der Belegschaft erhalten – und das auch trotz der Tatsache, dass sich der Arbeitgeberbeitrag im Vergleich zum alten Versorgungsplan reduziert hat. Der Betriebsrat hat das neue Modell unterstützt, zudem überzeugen offensichtlich der Plan und die angebotenen Informationsmedien.