Von der Idee der Mitarbeiterbeteiligung zum Mitarbeiteraktienprogramm (Teil 2)

Welche Schritte für eine erfolgreiche Implementierung erforderlich sind

Von Ralf Schmidt-Stoll

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Mitarbeiteraktienprogramme beteiligen die Belegschaft am Erfolg des Unternehmens und bieten den Mitarbeitern die Möglichkeit der langfristigen Teilhabe an der geschäftlichen Entwicklung des Arbeitgebers. Diese Fortsetzung des Beitrags aus der Novemberausgabe behandelt schwerpunktmäßig die Administration von Mitarbeiteraktienprogrammen. Hierbei bieten sich verschiedene Varianten an. Denkbar ist eine Verwaltung innerhalb des Unternehmens selbst oder durch einen externen Dienstleister.

Eine typische Inhouselösung ist oft so aufgebaut, dass die Mitarbeiter ihre Teilnahme am Aktienprogramm beim HR-Bereich schriftlich oder über eine Onlineanwendung innerhalb des Intranets erklären. Die Aufträge aller Mitarbeiter werden gesammelt und die erforderlichen Aktien beispielsweise mittels eines Aktienrückkaufs durch eine Bank am Markt erworben. Die Aktien werden nach dem Kauf in das Unternehmensdepot gebucht, und von dort erfolgt die Aktienverteilung je Mitarbeiter an die einzelnen Mitarbeiterdepots.

Eine solche Inhouseadministration von aktienbasierten Mitarbeiterbeteiligungsprogrammen ist vereinzelt – insbesondere bei ausschließlich auf inländische Standorte bezogenen Programmen – anzutreffen, doch inzwischen eher die Ausnahme, vor allem dann, wenn die Beteiligungsprogamme über mehrere Länder oder sogar global angelegt sind. Für die Verwahrung von Mitarbeiteraktien sind ein Wertpapierdepot und für Zahlungen, die aus der Aktienverwahrung resultieren, also beispielsweise Dividendenzahlungen, ein Verrechnungskonto zum Depot erforderlich.

Die inhouse administrierten Programme sehen daher wie zuvor beschrieben, typischerweise den Transfer der Mitarbeiteraktien aus dem Unternehmensdepot an eine private Depotverbindung des Mitarbeiters vor. Zu beachten ist, dass diese Vorgehensweise – insbesondere bei globalen Programmen – sehr aufwendig und oft mit erheblichen Nachbearbeitungen verbunden ist, da zum Beispiel ein internationaler Aktientransfer größtenteils noch manuell abgewickelt wird oder da Aktien nicht übertragen werden konnten und an das Unternehmensdepot zurückgebucht werden, weil beispielsweise ein Empfängerdepot zwischenzeitlich geschlossen worden ist. Darüber hinaus sind die Weitergabe und die Beachtung von programmseitigen Halte-/Sperrfristen oft nicht möglich. Verschiedene depotführende Banken oder Onlinebroker bieten diesen Service nicht an, so dass die programmseitigen Bedingungen nicht sicher und nachvollziehbar eingehalten werden können.

Daher überwiegt in der Praxis die Administration durch Banken, die auf Mitarbeiterbeteiligungsprogramme spezialisiert sind. Hier sind zwei Herangehensweisen anzutreffen:

  • eine Administration durch Banken, die auf Basis einer klassischen individuellen Depot- und Kontoführung agieren und dazu eine IT-gestützte Administrationsplattform für die weiteren Administrationstätigkeiten einbeziehen,
  • eine Administration durch Spezialanbieter, die den Fokus auf eine für die Administration von Mitarbeiterbeteiligungsprogrammen spezialisierte IT-Anwendung legen und für die Aktienverwahrung einen Bankenpartner als Depotbank einbeziehen.

Diese zwei Herangehensweisen weisen in der Regel Unterschiede auf. Das Bankenmodell basiert üblicherweise auf Einzeldepots und -konten, die auf den einzelnen Mitarbeiter als Teilnehmer am Mitarbeiteraktienprogramm lauten. Dementsprechend ist es erforderlich, dass jeder potenzielle Teilnehmer ein individuelles Konto und ein Depot bei der administrierenden Bank eröffnet und sie durchgehend während der Teilnahme am Programm und einer nachlaufenden Halte-/Sperrfristen unterhält. In das Depot werden die Aktien aus dem Mitarbeiterprogramm gebucht und mit den programmseitigen Halte-/Sperrfristen versehen. Verkaufserlöse oder Dividendengutschriften werden dem Verrechnungskonto zum Depot gutgeschrieben. Die Depots und Konten lassen sich oft neben dem Zweck des Mitarbeiterbeteiligungsprogramms auch für private Bankgeschäfte nutzen.

Die Depot- und Kontoeröffnung erfolgt anhand von papiernen Konto-/Depoteröffnungsanträgen und in Verbindung mit einer persönlichen Legitimation und Identifikation des Teilnehmers. Inzwischen sind auch onlinebasierte Eröffnungs- und Legitimationsverfahren mittels einer Videokonferenz im Einsatz, so dass das aufwendige persönliche Verfahren auf Papierbasis vermieden werden kann. Für ein globales Mitarbeiterbeteiligungsprogramm ist letztere Vorgehensweise aufgrund des hohen Aufwands kaum durchführbar.

Bei einem Spezialanbieter ist die IT-Administrationsplattform Dreh- und Angelpunkt der Administration. In sie ist die Depotführung integriert, und über sie wird der vollständige Planzyklus vom erstmaligen Anlegen und von der Anmeldung eines Mitarbeiters als Teilnehmer, über die Hinterlegung der Planbedingungen und Kommunikationsdokumente, die Abgabe der Teilnahmeerklärung bis hin zur Überwachung der Halte-/Sperrfristen und dem Reporting umfasst.

Die Aktienverwahrung erfolgt dabei mittels einer Einzeldepot- oder Sammeldepotlösung, sogenanntes Omnibus-Account. Der wird von einer Partnerbank bereitgestellt. Die individuelle Zuordnung der Aktien zu den einzelnen Teilnehmern erfolgt mittels einer Verlinkung zwischen dem Einzel- oder Sammeldepot und der IT-Administrationsplattform. Jeder Teilnehmer kann über die Administrationsplattform den Aktienbestand oder auch Halte-/Sperrfristen einsehen.

Geldtransfers für den Aktienkauf werden zwischen dem Arbeitgeber und dem Teilnehmer über die Gehaltsabrechnung durchgeführt. Sonstige Geldzahlungen, wie beispielsweise Verkaufserlöse oder Dividendenzahlungen – sofern sie nicht für den Kauf weiterer Aktien verwendet werden –, werden an eine persönliche Kontoverbindung des Teilnehmers transferiert, die im IT-Tool vom Teilnehmer hinterlegt werden kann. Die Legitimation und Identifikation bei diesen Einzel- oder Sammeldepots erfolgt in der Regel in einem vereinfachten Verfahren über das IT-Tool.

Während der Teilnehmer beim Einzeldepot unmittelbarer Besitzer und Eigentümer der im Depot gebuchten Aktien ist, ist beim Sammeldepot in der Regel ein Treuhänder eingeschaltet, der die Depotführung für alle dem Sammeldepot zugeordneten Teilnehmer übernimmt. Je nach rechtlicher Ausprägung der Treuhandstruktur verbleibt das wirtschaftliche Eigentum beim Teilnehmer, oder es geht ebenfalls an den Treuhänder über, der weisungsgebunden für den Teilnehmer agiert.

Sorgfältige Wahl des Administrationspartners

Im Hinblick auf die unterschiedlichen Vorgehensweisen der Administrationsanbieter sollte die Auswahl des zukünftigen Administrationspartners sehr sorgfältig vorgenommen und in Einklang mit den unternehmensinternen Gegebenheiten und den Anforderungen für eine erfolgreiche Administration gebracht werden. Dabei sollten mehrere wesentliche Faktoren einbezogen und berücksichtigt werden, wie zum Beispiel:

IT-Administrationsplattform:

  • ansprechendes, zeitgemäßes Design
  • einfache, verständliche und intuitive Benutzerführung (wenige Klicks bis zur Teilnahme)
  • verschiedene Schnittstellen für HR-Systeme
  • Enrolment auch über eine Mobile App möglich?
  • einfache Erstellung von Reports

Rechtliche Ausgestaltung der Administration:

  • Einzel- oder Sammeldepot
  • Wer ist Eigentümer der Aktien? Stimmrecht bei der Hauptversammlung?
  • Datenschutz

Kundenbetreuung und Service-Verfügbarkeiten des Administrationspartners:

  • Service-Center für HR-Ansprechpartner vorhanden?
  • Call-Center für Teilnehmeranfragen

Kosten einmalig für Set-up sowie laufende Kosten:

  • weitere Kosten, zum Beispiel für die Aktienverwahrung im Sammeldepot
  • Kosten für den Erwerb, Verkauf und Übertrag von Aktien

Mitarbeiterkommunikation schafft Akzeptanz

Ein wichtiger Aspekt für eine erfolgreiche Umsetzung und Akzeptanz des Mitarbeiterbeteiligungsprogramms ist zudem die Kommunikation mit den Mitarbeitern. Durch die Nutzung verschiedener Kommunikationsmedien, wie zum Beispiel Broschüre, Flyer, Infovideo oder eine spezielle Intranetseite können die Mitarbeiter über die Ziele und Abläufe des Beteiligungsprogramms informiert werden. Zudem erhöht eine regelmäßige Kommunikation und die Benennung von internen oder externen fachlich versierten Ansprechpartnern die Akzeptanz bei den Mitarbeitern.

Ralf Schmidt-Stoll,
Manager Rewards
Willis Towers Watson
ralf.schmidt-stoll@willistowerswatson.com
www.willistowerswatson.com